Como os EUA Corpo de Engenheiros do Exército, Distrito de Rock Island, aproxima-se do fim do Ano Fiscal 2025, as equipes de toda a organização têm trabalhado para completar o processo de closeout anual. Continuando até setembro 30, este período exige meticulosa preparação e atenção aos detalhes na gravação financeira, reconciliação e adesão a regulamentos rigorosos. O closeout é um processo gradual que abrange o terceiro e quarto trimestres do ano, exigindo passos proativos para garantir que um relatório final suave e preciso seja produzido para a sede do USACE.
.A gestão financeira é fundamental para o sucesso da missão, disse Celeste Iversen, chefe de Gestão de Recursos do Distrito de Rock Island..Enfatizamos a ação precoce e revisão completa, para minimizar problemas durante a fase final de closeout e garantir que somos gestores responsáveis de dólares dos contribuintes.. O processo requer colaboração entre várias disciplinas do Distrito, incluindo especialistas em gestão de recursos, gestores de programas/projectos, funcionários de contratação e pessoal de aquisição. As principais áreas de foco incluem obrigações, gastos, receitas, créditos e gestão de ativos.
Todas as obrigações financeiras devem ser documentadas e preparadas corretamente para a liquidação. Isto inclui verificar que os fundos alocados para contratos, acordos interagências e ordens de compra estão no caminho para despesas atempadas. .Instei a todos os gestores de programas e projetos a revisarem as obrigações abertas logo no início, explicou Heather Schroeder, chefe em exercício da Branche de Gestão de Programas..Identificar problemas potenciais antes do final do ano fiscal nos ajuda a encaminhá- los proativamente e evitar complicações durante o fechamento final..
Os passos críticos durante o processo de closeout incluem a gravação final das despesas acumuladas, a conciliação das transações com cartão de compra, e a submissão e processamento oportunos dos vouchers de viagem. Um inventário físico de propriedades responsáveis – incluindo equipamentos e veículos – também faz parte do processo, mas é realizado mais cedo no ano para garantir a conclusão antes do encerramento do fim do ano ocupado ocorrer. Embora o processo de fim de ano possa não parecer envolver diretamente todos os funcionários, existem pequenas coisas como prazos de cronometria precoces que irão afetar todos.
.Encorajo todo o pessoal a se familiarizar com o processo de closeout e a se comunicar com o supervisor com quaisquer perguntas,. disse Iversen. їUm esforço colaborativo irá ajudar a garantir um closeout de fim de ano bem sucedido e compatível.